¿Qué son los entornos comunes de datos?

Dando respuesta a los riesgos que implica en un entorno de trabajo una mala gestión de la información, los entornos comunes de datos o CDE (por las siglas en inglés de Common Data Environment) se constituyen como repositorios, generalmente en la nube, que permiten a un grupo de trabajo construir su proyecto de modo colaborativo con información que está disponible para todos los participantes y a la que se puede acceder siempre en su versión más actualizada. En otras palabras, los CDE son programas informáticos que permiten gestionar el intercambio de datos de un proyecto entre todos los equipos de trabajo involucrados, y es por eso que su uso es fundamental en proyectos de construcción e ingenierías, tales como la Ingeniería Industrial y de Sistemas. Además, esta herramienta es determinante para la metodología del modelado de información para la construcción (BIM).

 

¿Cómo funciona un CDE?

Los CDE son una fuente única de información para todos los involucrados en un proyecto, lo que permite que los diversos trabajos realizados por todos los miembros de los equipos puedan ser vistos (aunque no editados) por todos en su versión más actualizada. Esto facilita que los participantes tengan una visión total de todo el proceso, lo que refuerza su transparencia y mitiga los posibles riesgos.

Para lograr esto, los entornos comunes de datos se ciñen a la norma UNE-EN ISO 19650, que fue creada con el propósito de establecer una terminología y conceptos básicos para todos aquellos que trabajen con la metodología BIM. Esta norma establece la existencia de cuatro estados:

  • Trabajo en curso: Aquí se encuentra todo el trabajo en desarrollo que todavía no está disponible para ser compartido, ya que aún no ha sido aprobado, y por lo tanto sólo es accesible por su o sus propietarios.
  • Compartido: Cuando el primer borrador ya está listo para el equipo que lo comenzó, este se comparte para que pueda ser visto por el resto de los equipos de trabajo (o incluso los clientes); sin embargo, que un documento esté siendo compartido, no significa que ya haya sido aprobado y otros equipos de trabajo pueden hacerle modificaciones sustantivas o no aprobarlo y enviarlo nuevamente a la fase de “trabajo en curso”.
  • Publicado: Una vez que un documento ha sido aprobado, su estado puede cambiar a “publicado”, donde es mucho menos probable que sufran de modificaciones. Aquí ya se considera que la información que contienen ha sido autorizada para algún uso específico.
  • Archivado: Este estado contiene a todos los archivos que han sido reemplazados o han caído en desuso, pero aún son válidos. Por ejemplo, aquí se colocan proyectos terminados o copias de los mismos.

Para que este esquema aquí planteado fluya, los entornos de datos comunes prevén que los documentos sigan un esquema de aprobación, para el que se necesita asignar tareas de elaboración, revisión y aprobación a distintos miembros del proyecto. Por otro lado, este sistema también incluye la opción de establecer alertas para los deadlines establecidos.

 

Beneficios de los CDE

En los proyectos pequeños no es poco común que el entorno de trabajo elegido sea el servicio de Drive o Dropbox, e incluso e-mail; sin embargo, para trabajos de mayor envergadura, las desventajas de estos servicios, como los archivos desactualizados o duplicados, pueden dar lugar a mayores riesgos. En su lugar, los CDE garantizan un entorno ordenado, con los permisos de edición cuidadosamente asignados, más facilidad de búsqueda, un correcto control de versiones y un mejor soporte para distintos tipos de datos.